La correcta aplicación de las dietas de los trabajadores en las nóminas puede ser un desafío para muchas empresas, y los errores en este proceso pueden resultar costosos. Además, al considerarse a veces como una estrategia para aumentar el salario neto de los empleados, Hacienda y la Seguridad Social son rigurosas en su revisión. Aquí te ofrecemos una guía detallada sin mencionar a ninguna entidad específica.
¿Qué son las dietas de los trabajadores?
Las dietas de los trabajadores se refieren a percepciones económicas extrasalariales, de naturaleza indemnizatoria o compensatoria, y de carácter irregular. Estas tienen como objetivo compensar los gastos de manutención y alojamiento del trabajador debido a desplazamientos fuera de su centro de trabajo habitual.
Para que una dieta sea válida, debe existir un gasto que el trabajador necesite compensar, siendo este gasto originado por la necesidad de realizar comidas o pernoctar en un municipio distinto al lugar de trabajo habitual. Es esencial destacar que esta necesidad desaparece si el destino del desplazamiento coincide con el municipio de residencia del trabajador.
Regulación de las Dietas por las Administraciones
Agencia Tributaria: La regulación de las dietas por la Agencia Tributaria establece condiciones e importes específicos para los gastos de locomoción y los gastos normales de manutención y estancia en municipios diferentes al lugar de trabajo habitual. Recientemente, se actualizó el importe de los gastos de locomoción.
Tesorería General de la Seguridad Social: En la base de cotización, no se computarán las asignaciones para gastos de locomoción ni las asignaciones para gastos de manutención y estancia, siempre y cuando se cumplan ciertos requisitos.
Cómo Justificar las Dietas de los Trabajadores
Los gastos de estancia no tienen limitación legal, y solo se requiere acreditar el gasto con una factura o documento equivalente. Sin embargo, es importante considerar lo siguiente:
- Acompañar la factura con la acreditación del día, lugar y motivo del desplazamiento para demostrar que los desplazamientos son a un municipio diferente al del lugar de trabajo habitual y no exceden los 9 meses de forma continua.
- En caso de superar los límites fijados, es necesario declarar esos excesos.
Obligación de Justificar ante Hacienda
La última resolución del Tribunal Económico-Administrativo Central establece que tanto el trabajador como la empresa comparten la carga probatoria. En resumen:
- El trabajador justifica los gastos de transporte público, aparcamiento y alojamiento.
- La empresa justifica los gastos de kilometraje y manutención, acreditando el día y lugar.
- La empresa debe acreditar que los desplazamientos que dieron lugar a las dietas se realizaron por motivos laborales.
Cómo Comprueba la Seguridad Social las Dietas de los Trabajadores
Las empresas deben comunicar a la Tesorería General de la Seguridad Social, en cada período de liquidación, el importe de todos los conceptos retributivos abonados a los trabajadores. Esto se aplica independientemente de su inclusión en la base de cotización y aunque resulten de aplicar bases únicas.
Esta guía proporciona una visión general sobre cómo abordar las dietas de los trabajadores, pero se recomienda la consulta con profesionales para comprender completamente cada aspecto y cumplir con los requisitos normativos.
CUANTÍAS EXCEPTUADAS DE GRAVAMEN POR ALOJAMIENTO Y MANUTENCIÓN
| Gastos de alojamiento | Cuantía que se justifique |
| Gastos de manutención | España | Extranjero |
| a) Con pernoctación | 53,34 € | 91,35 € |
| b) Sin pernoctación | 26,67 € | 48,08 € |
| c) Personal de vuelo sin pernoctación | 36,06 € | 66,11 € |
